2024 Autor: Harry Day | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-12-17 15:41
Jednou jsem jako nováček vedoucí personálního oddělení ve výrobě s nadšením čekal na první schůzku vedení závodu. Představoval jsem si, jak produktivní bude manažerský tým pracovat pro dobro týmu.
Můj podřízený, inspektor personálního oddělení, který zde pracoval téměř 50 let, nesdílel moje světlá očekávání. "Nedivte se, že za všechny problémy závodu bude vinen personální útvar." Nenechte se rozrušit tímto stavem věcí, vedoucí musí vypustit páru a najít viníky. A formát schůzky bude připomínat spíše bazar než organizované setkání kolegů, kteří potřebují dospět ke společnému rozhodnutí. “
Setkání mě skutečně zasáhlo nedostatečnou konstruktivitou. Všichni mluvili prakticky současně, aniž by se navzájem slyšeli a nepamatovali si program. Výsledkem bylo, že „palčivé“problémy zůstaly nevyřešeny a veškerý čas byl věnován diskusi o nepodstatných detailech. Od té doby uplynulo 10 let, ale podle manažerů z různých společností se podobná setkání stále pořádají.
Co mohu jako kouč doporučit, aby byly schůzky konstruktivní a efektivní? Zvažte požadavek a vyhledejte osvědčené postupy k jeho implementaci. Nejprve analyzujte, zda opravdu potřebujete uspořádat schůzku, nebo si vystačíte s jiným formátem interní komunikace?
Kdy schůzku uspořádat?
1. Je potřeba týmová diskuse o problému nebo úkolu
2. Je nutné sdílet s týmem důležité informace a vyslechnout si názory jeho členů na tuto záležitost.
3. Chcete shromáždit maximální počet nápadů a úhlů pohledu na důležitou otázku
4. Existuje problém, který ovlivňuje cíle většiny vašich podřízených.
5. Víte, že by se tým chtěl dát dohromady a společně vyřešit nějaký problém, a zároveň rozdělit odpovědnost za jeho implementaci
Kdy byste neměli mít schůzku?
1. Má smysl používat jiné komunikační nástroje bez snížení výkonu
2. Úkol je naléhavý / důležitý a zpoždění při jeho řešení může být příliš nákladné
3. Otázka je příliš osobní na to, aby byla předložena k veřejné diskusi
4. Nedostatek času na přípravu a vedení schůzky
5. Chcete schůzku využít jako nástroj k potrestání někoho z podřízených
Všech deset bodů lze shrnout do jedné věty. Pokud je potřeba týmová práce, uspořádejte schůzku, a pokud taková potřeba není, schůzku neprovádějte.
10 tipů na efektivní schůzky
Cílová. Zjistěte sami, za jakým účelem potřebujete uspořádat schůzku? Jaké výsledky a v jaké formě chcete získat na konci schůzky? Je třeba učinit rozhodnutí? Jaké potíže mohou nastat a jak je neutralizovat? Do jaké míry se cíle účastníků setkání shodují / liší? Jsou možné gólové konflikty? Čím pečlivěji bude první fáze zpracována, tím menší odpor během setkání vyvstane
Účastníci. Složení účastníků setkání se tvoří v závislosti na jeho cílech. Pozvěte ty lidi, kteří mohou opravdu důležitým způsobem přispět k diskusi o problémech setkání. Otestujte si své motivace pro nábor do pracovní skupiny, měníte schůzky na divadlo jednoho herce (sebe)? Je to opravdu tato sestava, která bude produktivní? Stojí za to neustále měnit složení účastníků a tvořit jej individuálně pro každé setkání. To pomůže manažerovi vyhnout se rutině a pozitivně ovlivnit dynamiku skupiny
Formát. Vyberte si nejlepší formát schůzky podle svých úkolů. Pokud potřebujete například
1) informujte tým o inovacích
Proveďte „schůzku - informační zprávu“. Úkolem takového setkání je informovat účastníky co nejvíce o nadcházejících změnách, cílem je snížit odpor. Dobrým nástrojem pomoci vůdci by byla SWOT analýza.
2) stanovovat úkoly a přidělovat odpovědnost
„Schůzkový rozkaz“. Velmi strukturovaný a jasný formát, kontrola situace, cílem je rozdělení odpovědnosti účastníky nezávisle. Tím se sníží úroveň směrovosti, která může narušovat kvalitní plnění úkolů.
3) dospět ke společnému rozhodnutí
Uspořádejte „jednání-jednání“, během kterého vyslechnete názory všech účastníků. Strategie setkání win-win, role vůdce je moderátor. Nástroje tohoto formátu jsou brainstorming, vícepolohový průzkum, průzkum s kartami, schéma analýzy problémů atd.
Schéma analýzy problémů, T. Edmüller
4) problém vyřešíte kombinací
Mediační schůzka je pro takovou schůzku optimální formát. Je velmi důležité najít moderátora, který má autoritu týmu. Vůdce nemusí být vždy tou nejlepší volbou. Mnohem efektivnější je přizvat si externího specialistu (mediátor, kouč, konzultant)
5) sbírejte nápady
„Setkání - brainstorming“bude v tomto případě 100% nejlepším řešením. Hlavní věcí v tomto formátu je dodržovat pravidla a algoritmus brainstormingu. A také udržujte atmosféru otevřenosti a pohody a pamatujte si, že kritika zabíjí účinnost takových setkání
6) zlepšit kompetence
„Setkání-učení“. Tento formát umožňuje vůdci působit jako trenér nebo kouč. Sdílejte užitečné informace s podřízenými, diskutujte o nich a plánujte, jak je implementujete do každodenní funkce. Dobrým nálezem pro manažery budou 30minutové schůzky několikrát týdně / měsíc, které organizují speciálně pro rozvoj podřízených. Jedna kompetence - jedna vývojová technika - akční plán je hrubý algoritmus pro taková setkání
Místo. Místo, kde se se svým týmem potkáte, je určeno účelem a formátem setkání. Formát školení a „mediační schůzky“mohou vyžadovat místnosti různých velikostí a vybavení. Myslete na to předem. Je také nutné, aby se účastníci navzájem viděli a byli schopni navázat oční kontakt s vedoucím setkání
Plán. Plán schůzky by měl být písemný. Ve skutečnosti se jedná o program, který zahrnuje následující body
- datum, čas, místo
- účel schůzky
- otázky k projednání
- požadovaný výsledek schůzky a její forma
- formát
- iniciátor a kdo schůzku pořádá
- seznam účastníků, včetně těch zvaných zvenčí
Pošlete plán schůzky účastníkům schůzky, možná budou chtít přidat své otázky. Abyste ušetřili čas, můžete na jedné schůzce vyřešit několik problémů
Pravidla. Základní pravidla pro vedení schůzek stanoví tým a mohou se u jednotlivých schůzek lišit. Existují však trvalá pravidla, jako je dodržování harmonogramů, dohody o rozhodovacích činitelích, omezení daná politikou společnosti, dohody o zvládání konfliktů atd
Protokol. Toto je jakési shrnutí schůzky, které popisuje všechny její hlavní body. Připravuje ho tajemník schůze na základě poznámek učiněných během zasedání. Zápis je podepsán vedoucím, tajemníkem schůzky a klíčovými účastníky (uvedenými v akčním plánu). Kopie zápisu je zaslána všem účastníkům schůzk
Čas. Řízení času je jedním z klíčových aspektů efektivity schůzek. Začněte schůzku vždy ve stanovený čas, protože později nebudete schopni dosáhnout dochvilnosti. Nastavte časové rámce pro všechny body v plánu a sledujte jejich implementaci. Dodržujte pravidlo 60x20x20:
Věnujte 60% svého času naléhavým / důležitým problémům.
Nechte 20% času na nepředvídaná témata a náhle se objevující naléhavé otázky
Přidělte 20% času takzvaným. sociální potřeby - přestávky, oběd, povídání atd.
Zakončení. Chcete -li schůzku ukončit dobře, zhodnoťte týmovou práci. Všimněte si, čeho tým dosáhl, projděte si body vypracovaného plánu, ujistěte se, že všichni přítomní rozumí a podporuje to, co bylo plánováno. Na konci schůzky vygenerujte souhrnné oznámení, které bude odesláno všem účastníkům schůzky, včetně těch, kteří nejsou přítomni. Zaznamenejte do něj seznam účastníků, hlavní diskusní otázky, přijatá rozhodnutí, akční plán a osoby odpovědné za každý z jeho bodů, termíny, kontrolní body, datum příští schůzk
Kontrola. Situace, kdy schůzkou vše končí, nejsou neobvyklé. Abyste mohli jednat, potřebujete touhu a motivaci a také kontrolu nad prováděním rozhodnutí. Přímo na schůzce definujte kontrolní body a osoby, které za ně odpovídaj
Obtížné pořádání schůzek
1. Konflikt
Při poradách často vznikají konfliktní situace. Někdy vzplanou natolik, že se setkání promění v proud vzájemných obvinění a osobních útoků. Co by měl manažer v tomto případě udělat?
- Odložit diskusi o kontroverzním problému a vyřešit jej později, v rámci tohoto setkání. Do té doby vášně odezní a účastníci se budou moci konstruktivně vyjádřit.
- Přeložit řešení problému do individuálního formátu a setkat se s konfliktními stranami mimo valnou hromadu
- Opravte otázku a pozvěte ji k zvážení na příští schůzce
- Nabídněte kompromis
2. Komunikační bariér
Rady, hrozby, kritika, výtky, „diagnózy“a označování, doporučení, příkazy, klišé a všední formulace, to vše může sloužit jako překážka setkání. Komunikační bariéry způsobují odpor a antipatii. Je důležité, aby si vůdce takových věcí všiml a upozornil na ně členy pracovní skupiny. Chcete -li odstranit překážky v komunikaci, vytvořte v tomto ohledu další pracovní pravidlo. A také systematicky zlepšovat komunikační kompetence týmu
3. Chyb
Nevýhod a chyb při vedení schůzek si lze všimnout v každé společnosti. Nejtypičtější jsou:
- nedodržování stanovených cílů
- nedodržování předpisů
- nedostatek informací pro účastníky schůzky
- udržení zaměstnanců v nejproduktivnějším čase
- tlak z hlavy nebo naopak, pasivita a souhlas
- nečinnost po schůzce
Vaše schůzky se mohou stát cenným zdrojem pro správu nebo černou dírou, ve které se čas beze stopy rozplyne. Volba je na tobě.
Doporučuje:
TAJEMSTVÍ KOMUNIKACE SE STAVEM LIDÍ
Kdo jsou statusoví lidé, čím se liší od ostatních a jak s nimi úspěšně komunikovat? „Status“lze nazvat lidmi vystavenými mocí, silnou vůlí, cílevědomými, se silnými povahami, díky nimž s nimi ostatní počítají, namáhají se v jejich přítomnosti, hledají slova a cítí se nejistě.
Tajemství Filmu „Tajemství“
Film hovoří o podnětu a odezvě. Motivací jsou peníze, auto, milovaný člověk. A váš emoční stav je důsledek. Ano, je jistě těžké se zde hádat, protože tyto podněty skutečně ovlivňují naši náladu! Poté říká, že s reakcí musíte začít hned.
Řízení Stylu Koučování: Co To Je
V jednu chvíli jsem si uvědomil, že dělám koučink. Ano přesně! V Moliereově hře byl Jourdain překvapen, že celý život mluví prózou, a v určitém okamžiku jsem si uvědomil, že tomu, co dělám, se říká koučování. Ukázalo se, že koučování není ostuda.
Obchodní Koučování: Pojmy „konfliktní Situace“a „poziční Mapa Konfliktu“
Bohužel pro mnoho lidí závisí jejich úspěch v práci nejen na tom, jak jsou profesionální a pilní. V některých případech může jejich přežití ve společnosti záviset na tom, zda byli schopni včas zaznamenat skryté a zjevné konflikty v týmu a také vyvinout správnou strategii chování v těchto podmínkách.
Síla Komunikace Aneb Jak Se Stát Mistrem Komunikace
Ahoj! V dnešním krátkém článku se s vámi chci podělit o pár základních strategií, které vyřeší většinu komunikačních problémů | Doba čtení 3 minuty Nejsme naučeni správně komunikovat. Nejtalentovanější a nejcennější lidé jsou proto horší než povstalci a lidé s nedostatečným sebevědomím, protože vždy mají co říct) - Mnoho lidí zažívá napětí při komunikaci a odtažitost;
